Planejar é preciso (2/4)

Seguindo a série de quatro textos que detalham as orientações apresentadas no material Checklist para gerenciamento de projetos de segurança, encontrado na página de materiais para download da Arcon, falaremos neste artigo sobre a segunda fase: o Planejamento.

A fase de Planejamento é de extrema importância e, ao mesmo tempo, de imenso risco para o sucesso de um projeto. Importância pela lógica simples de que todo o esforço a ser feito - se devidamente estudado e avaliado com antecedência, tem maiores chances de boa realização. Risco por sua natureza de antevisão aos fatos que ainda irão ocorrer em momentos futuros. E, mesmo que se considerem fatores como experiência do time, técnicas de análise e simulação, é fato que não se deve ignorar que, em essência, está se tentando prever o futuro. E não há tecnologia eficaz ainda para isto.

Assim, um planejamento de projeto seguro não pode ser dar ao luxo de permitir a negligência. É um momento crucial onde os resultados de todos os investimentos que são empreendidos pela organização patrocinadora estão em jogo.

Cientes disto, podemos ressaltar alguns destaques a serem considerados pela liderança de um projeto nesta fase:

1. Determinar como será a condução do projeto

A fase de planejamento inicia pela definição do modelo de gestão do projeto a ser seguido. Assim, invista o devido tempo para modelar como, quem, quando (e outras perguntas afins) deverá acontecer a gestão deste projeto. Este investimento, se firmemente controlado, trará mais retornos (e menos transtornos) do que você imagina.

2. Fomentar o engajamento das partes interessadas

Um dos maiores desafios de uma mudança é movimentar e motivar os envolvidos. Primeiro, porque nem sempre é simples identificar os corretos atores de projeto. Segundo porque, mesmo quando identificados, é preciso vencer ruídos de comunicação, dúvidas e resistências.

3. Avaliar os riscos aplicáveis para a execução do projeto

Um bom mapeamento dos riscos é a chave da segurança de investimento. Como estamos tratando de ações futuras, não se pode ser econômico nos esforços de identificação, análises (quantitativa e qualitativa) e estudo das alterativas de tratamento aos riscos, pois disto sairá toda a estratégia, prevenção e, por consequência, capacidade de reação quando as situações (e sinistros) ocorrerem.

4. Planejar as comunicações que serão necessárias e seu grau de confidencialidade

O planejamento de comunicação é outro fator crítico de sucesso de um projeto. Mesmo um projeto de alta tecnologia, em essência, é feito por pessoas. E se tem algo que, paradoxalmente estamos fazendo aparentemente cada vez pior, é nos comunicar mesmo com todos os recursos que o universo corporativo atual dispõe. Assim, invista o devido esforço em planejar como os envolvidos no seu empreendimento querem, podem e devem ser informados do andamento do projeto. No jargão corporativo moderno, este é um grande “desafio” pois, muitas vezes não se consegue identificar tudo isto com clareza. Mas um esforço contínuo na busca destes objetivos será provavelmente recompensado.

5. Viabilizar a estrutura de armazenamento e uso da documentação a ser gerada

De pouco adianta atender ao padrão de documentação que a sua metodologia impõe se este não estiver acessível quando precisar ser resgatado.  Assim, investigue previamente junto às áreas responsáveis e competentes quais os recursos disponíveis e como se poderá garantir os níveis corretos de acesso para que as devidas pessoas trabalhem com os documentos que lhe são de direito.

6. Montar a equipe de acordo com os conhecimentos exigidos considerando eventuais gaps de conhecimento

Diz-se que se é necessário saber qual a ferramenta certa para cada tipo de necessidade. De igual forma, o sucesso para os empreendimentos de mudança reside também em saber (e conseguir) compor o time certo para as exigências que virão no decorrer da condução do projeto. E se você ainda não dispõe de todos os recursos que precisa, seu planejamento ainda não acabou.

7. Estruturar o custeio do projeto e riscos decorrentes de sua execução

Salvo as organizações sem fins lucrativos, todas as demais que empreendem esforços em projetos têm um único objetivo: trazer algum grau de retorno financeiro. Estes retornos nem sempre são diretos ou imediatos, mas não se iluda; todo o investimento só se justifica ao enxergar que haverá ou diminuição de custos ou aumento de lucros. Ou ambos. O papel da liderança de um projeto seguro é estar alinhado com estes objetivos e buscar viabilizá-los através de um planejamento de custos relacionados aos esforços que estarão por ocorrer no decorrer das entregas.

Tenha em mente que, mesmo para profissionais experientes e competentes, o desafio imposto pela natureza do planejar é sempre real. Por isto, lute para que o haja tempo e condições para dedicar os esforços necessários para um bom planejamento. A displicência com esta realidade poderá ser a causa-raiz de todas as prováveis dores de execução que virão como ondas, uma após a outra.

No próximo artigo, serão discutidos alguns dos aspectos relevantes para a fase de Execução de um projeto seguro.

Bons projetos!