Metodologia: parceira ou entrave?
Ao longo de anos ouvi por diversas vezes argumentos pró e contra à eficácia do uso de metodologias de gerenciamento dos projetos nas corporações. De fato, o assunto merece atenção. Uma metodologia para gerenciamento de projetos deve esclarecer quais métodos – etapas, atividades, artefatos e ferramentas – podem ser usados para chegar a um determinado objetivo. Como um projeto é formado por um conjunto de processos, cada qual com seus métodos ou boas práticas sugeridas, a este conjunto costuma-se dar o nome de metodologia.Argumentos a favor:
- Necessidade de buscar uma identidade da organização executora do projeto a ser percebida por seus clientes.
- A metodologia potencializa uma padronização dos pontos fortes dos serviços oferecidos.
- A metodologia possibilita um ciclo virtuoso de melhoria contínua, elevando o processo de maturidade em gerenciamento de projetos de uma organização.
Argumentos contra:
- Exige das equipes esforços enormes no desenvolvimento de documentos que acabam não gerando valor aos resultados do projeto.
- É uma grande “fábrica” de burocracia que aumenta seus custos, o nível de estresse e tira o foco dos resultados esperados.
- Gera limitações à criatividade e entraves ao progresso do projeto.
Apesar da lista de argumentos contra, acredito que os pontos a favor superam, em muito, os eventuais obstáculos que possam ser encontrados. Mas o fato é que cada organização deve desenvolver sua própria metodologia de gerenciamento de projetos a fim de buscar o melhor conjunto de métodos para si.
Projetos de segurança
O que há de diferente na execução de projetos de segurança de tecnologia da informação? Primeiro, há de se entender o dilema dos projetos de Segurança que estes precisam encontrar o ponto de equilíbrio entre a aplicação das mudanças e melhorias esperadas com as restrições que serão impostas para o aumento do nível de segurança.
Para as lideranças que objetivam estar em conformidade com as melhores práticas de segurança em seus projetos, 4 diretrizes fundamentais devem ser consideradas no planejamento e execução de seus projetos:
1. Não copie pessoas desnecessariamente em suas mensagens
Esta é uma grande dificuldade para um Gerente de Projetos. Ao mesmo tempo que ele deve ser um integrador e dar fluência à comunicação de um projeto, ele deve estar atento e entender que se comunicar bem não é espalhar informações a esmo. É preciso saber envolver as pessoas certas, do jeito certo e na hora certa.
2. Esteja protegido legalmente
Como nos projetos você tem o envolvimento de parceiros, fornecedores e outros possíveis prestadores de serviços é importante estar precavido por um Non Desclosure Agreement (acordo de não divulgação) entre os envolvidos e atento aos requisitos de classificação da informação.
3. Classifique a informação
Em conformidade com uma política corporativa, os projetos da empresa devem estar em conformidade com a política de classificação da informação.
4. Viabilidade a disponibilidade da documentação
Todo projeto feito por uma organização séria obedece a uma metodologia de projetos que acaba por gerar uma grande quantidade de arquivos. Mas de nada vale ter toda documentação de projetos em conformidade com sua metodologia se esta não estiver acessível às pessoas certas, quando necessário.
Se sua organização já possui uma política corporativa de segurança é provável que estas diretrizes tragam um maior alinhamento com suas orientações. Além disso, existem boas opções de certificações para adquirir mais conhecimento e ferramentas gratuitas que podem atender às necessidades da sua empresa.
O projeto não está como eu imaginava...
Para alguns teóricos basta não haver uma liderança efetiva focada constantemente em solucionar os problemas para que o caos se instaure. Já outros descentralizam a responsabilidade: basta não fazer nada que o fracasso virá.
Independente da visão, pode existir uma luz no fim do túnel mas para isso é preciso implementar os seguintes passos:
Passo 1 – Investigação
Investigue atenta e criticamente todas as variáveis que estão exercendo forças no projeto: contexto político, governança, aplicações financeiras e operacionais, modelo organizacional, competências e características humanas dos envolvidos.
Passo 2 – Lista de problemas
Desenvolva uma lista dos itens que estão trazendo interferências negativas ao sucesso do projeto e procure priorizá-los com o apoio do patrocinador.
Passo 3 – Ações
Com o ranking da lista em mãos, desenvolva uma proposta de ações que visem a recuperação efetiva dos itens.
Passo 4 – Reforço
Valide se o patrocinador do projeto está realmente de acordo e comprometido em viabilizar o plano de recuperação proposto. Sem isto, de nada valerá qualquer esforço.
Passo 5 – Mãos à obra
Rode o plano de recuperação como um projeto paralelo mas correlato ao projeto original. Nesta etapa, o importante é implementar as boas práticas como reuniões de progresso com análise de resultados obtidos e comunicação clara aos envolvidos.
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Conflitos vs Confrontos
Os conflitos são o combustível que impulsiona nossa capacidade que pensar, questionar e comunicar. No entanto, é importante pontuar que o bom conflito é diferente de confronto.
Enquanto conflito é quando duas ideias distintas sobre uma mesma situação podem promover a avaliação de uma solução mais adequada; confronto pode ser definido com o embate, no qual através da força se tenta sobrepor seus interesses perante aos do outro.
No ciclo de vida de um projeto, os conflitos não tendem a aparecer nas fases de Início e de Planejamento do projeto por uma razão simples: nestas fases você ainda não está mudando nada no cenário onde o projeto está inserido. Normalmente, é na fase de Execução que a coisa pega. É nesta hora que a equipe do projeto - de criação, melhoria ou substituição - começa a pôr em campo os requisitos e características esperadas pelo investidor.
Mas é possível sim extrair ótimos resultados de conflitos. Como na sabedoria popular, duas cabeças pensam melhor que uma, logo, podemos perceber que as distintas soluções pensadas pelos integrantes de um projeto podem se complementar de alguma forma.
Bonificação é sinônimo de mais resultados?
De fato, é fácil entender o dilema. Quando estamos sob a perspectiva do risco positivo de receber uma premiação em dinheiro por resultados atingidos em um projeto, é natural enxergar somente o lado bom. Porém, quando estamos com o poder ou a responsabilidade de aplicar a bonificação financeira por resultados, a dúvida deve existir. Afinal, qual a garantia de que essa estratégia trará projetos com resultados melhores de tempo, custos ou qualidade aos interessados?
É preciso respeitar a corrente daqueles que enxergam que a premiação trará um ótimo estímulo motivacional para os candidatos ao bônus e, com isso, um empenho maior na busca dos resultados. No entanto, também se deve respeitar a preocupação daqueles que temem que, em busca destas métricas, alguns valores comportamentais – como ética profissional, transparência e licitude – possam ser comprometidos.
Sua empresa é boa em gerenciamento de projetos?
A maturidade em Gerenciamento de Projetos significa que uma organização, através de processos uniformes e repetitivos para todos os projetos que executa, está condicionada a evoluir qualitativamente e a aumentar as probabilidades de sucesso nos projetos e, consequentemente, nos resultados da organização executora.
Essa análise fomentará um ciclo construtivo em sua organização, mas não se iluda que não haverá mais problemas nos projetos. Mas, certamente, haverá uma maior clareza de atitudes, conhecimentos e responsabilidades na busca da resolução destes.
Bons projetos!
