Com a GDPR entrando em vigor amanhã, cabe às empresas que processam, manipulam ou armazenam dados de cidadãos ou residentes da União Europeia, submeter-se às regras de compliance disposta no GDPR. Mas, aliada a esta necessidade, cabe uma dose a mais de atenção, visto que os dados obtidos circulam rapidamente dentro das empresas e a probabilidade de se perderem no meio do caminho é imensa.
Será que sua empresa está adequada?
Para atender ao GDPR, provavelmente sua empresa deve ter feito mudanças radicais na forma com que coletam, armazenam e gerenciam os dados recebidos. Se sua empresa ainda não se adequou, abaixo seguem algumas dicas.
De pronto temos o DPO (Data Protection Officer) que é uma figura que surge a partir da adequação à norma. Trata-se de uma pessoa cuja atribuição é garantir (num contexto de olvidar esforços, aconselhar e instruir) a conformidade da empresa com o GDPR, supervisionando e instruindo acerca das obrigações descritas no regulamento.
Esta pessoa será o elo entre a norma e a efetiva implementação e, dentre suas inúmeras atribuições, estão:
- Criação de uma política de tratamento de dados.
- Criação de comunicados internos conscientizando a todos sobre a privacidade dos dados obtidos.
- Elaboração de um plano que vise procedimentos que garantam a efetiva proteção dos dados que estão em posse e isto inclui a manipulação e a manutenção adequado dos dados recebidos, garantindo o correto armazenamento e sua rastreabilidade.
Ou seja, ele será o responsável por “assegurar” o cumprimento da norma, que será refletida nas documentações elaboradas.
Vale lembrar que a obrigatoriedade descrita no GDPR, no que concerne a ter um DPO, está atrelada a três situações específicas. No entanto, não impede que as demais empresas o tenham (pelo contrário, tê-lo será um diferencial):
- quando o tratamento dos dados for efetuado por uma autoridade ou entidade pública (com exceção dos tribunais);
- quando as principais atividades de tratamento do responsável ou do subcontratante consistir na monitorização regular e sistemática dos titulares dos dados em grande escala (como por exemplo, os grandes operadores de dados na internet, motores de busca, redes sociais), ou;
- quando as principais atividades do responsável ou do subcontratante consistirem no tratamento em grande escala de dados pessoais sensíveis e dados relativos a condenações penais e contra ordenações (são exemplos desta categoria os hospitais, as instituições financeiras e as seguradoras).
Além disso, sua empresa terá que dispor de:
- Uma equipe de privacidade interna: esta equipe abrangerá desde o time de TI até a equipe de legal, compliance, RH, compras e etc;
- Uma política de classificação dos dados: esta etapa é fundamental para que sua empresa possa entender quais dados estão sendo recebidos, qual o propósito de sua utilização, onde estão sendo armazenados e para onde estão sendo enviados, pois com esses dados em mãos sua empresa poderá traçar uma política de segurança adequada, além de ser fundamental para corrigir a política existente.
Todos os dados devem ser rastreados. Portanto, uma busca nos possíveis locais por onde eles passarão será fundamental, devendo tal busca iniciar a partir porta de entrada desses dados até o seu repouso absoluto.
- Proteção dos Dados: este é de fato o “coração” do GDPR. Nesta etapa sua empresa deverá envidar todos os esforços para que haja uma POLÍTICA DE SEGURANÇA adequada, de modo que sejam mitigadas quaisquer violações, devendo:
- Automatizar o tratamento especial de informações com políticas de dados padrão como, por exemplo, controle de acesso, segurança, criptografia e retenção.
- Possibilitar a transferência e a eliminação de dados pessoais de todas as fontes de dados.
- Constatar e excluir reproduções de dados pessoais prescindíveis.
- Manter uma tutela de tais dados, de modo a possibilitar que estes sejam auditáveis (fornecendo rotas de auditoria para todos os consentimentos de dados, pedidos e ações corretivas e etc).
Estar ciente sobre as possíveis ameaças, sobretudo num contexto de vazamento de dados, e atuar de forma rápida e precisa, será capital para sua empresa, pois detectar um intrusão, como um ransomware por exemplo, poderá ditar a continuidade da operação de sua empresa, ou o prejuízo que esta terá em virtude de tal vazamento, tanto num contexto de pagamento de multa, quanto num contexto de perda de negócio.