Um dos fundamentos que nem sempre vejo claros para muitos envolvidos em projetos corporativos é o conceito da linha de base.
Em essência, uma linha de base são dados de referência de um planejamento acordado, que vêm atender a dois principais propósitos:
1 – Permitir à equipe do projeto lembrar, a qualquer momento da execução, onde se desejava originalmente estar;
2 – Ao final do projeto, identificar a distância de onde se chegou perante aonde se desejara chegar.
Para melhor exemplificar, imagine que sua empresa decidiu finalmente implantar um projeto de controles de segurança nos ativos de tecnologia e que sua liderança lhe designou a missão de realizar a aplicação destes em 10 equipamentos de conectividade da rede. Você inicia o planejamento buscando detalhar o escopo, o prazo, os custos, riscos e todas as demais áreas do projeto que entenda relevantes. É provável que este planejamento tenha de sofrer algumas revisões conforme houver contribuições dos demais envolvidos. Você entenderá que chegou a versão final do planejamento quando sentir seguro em dizer aonde o projeto deverá estar – em termos de escopo, tempo, custos etc., durante toda sua execução até seu marco final.
Salvar uma linha de base é como “tirar uma fotografia” de todas as informações do plano inicial que poderão ser resgatadas a qualquer momento da execução do projeto. Portanto, é um importante recurso para a definição de métricas e gestão de indicadores.
Ato contínuo, ao iniciar a execução do projeto, também se iniciará desenhar a linha do realizado que consiste em capturar e organizar os dados do que está acontecendo de fato com o projeto. É intuitivamente fácil e relevante enxergar o que a gestão do empreendimento ganha em saber que, ao término do segundo mês onde se previa estar, conforme a linha de base, com 35% de cronograma realizado e 40% dos custos originalmente realizados, por fatores diversos, se comprova que se está com 30% do cronograma e 44% dos custos efetivamente realizados (linha do realizado). Neste cenário a liderança sabe que deve empreender alguns esforços para recuperar o atraso do cronograma e trazer o custo excedido para um realinhamento com o original previsto.
O que talvez surpreenda a alguns é que, não somente os indicadores quantitativos como tempo e custos de projetos exemplificados podem fazer uso do princípio da linha de base. Mas, outros objetivos - como escopo e riscos, também podem usar do conceito. Logicamente estes, não permitem um acompanhamento quantitativo ou matemático por não serem possíveis converter em números. Mesmo assim, o princípio de poder resgatar a visão do planejado original para comparar com o que está acontecendo no projeto, pode vir a ser útil para o controle a avaliação de resultados obtidos pelo projeto.
Em nosso exemplo, imagine que, preocupados com a efetividade da missão, sua organização recomenda que estes controles de segurança sejam aplicados por uma consultoria especializada em segurança e que passem a considerar todos vinte e cinco ativos de conectividade da rede corporativa. Como seu projeto já se encontra em execução e nossas “linhas de base” de escopo, recursos e riscos não consideravam estas alterações é previsível que as linhas do “realizado” venham a divergir do original.
O que deve fazer o gerente do projeto então? Manter-se fiel ao planejado rechaçando esta ou qualquer outra mudança que venha a aparecer?
Seria interessante, mas, provavelmente, pouco inteligente resistir a todas as mudanças que invariavelmente surgem pois, muitas delas, são da natureza do negócio ou de situações alheias a capacidade de intervir do gerente do projeto. Nestes casos, o melhor a fazer é replanejar o projeto à luz das mudanças aprovadas e prosseguir em busca dos objetivos finais. Ainda assim, a linha de base continuará servindo ao propósito de ajudar sua liderança a identificar os gaps de diferença e saber o tamanho dos esforços necessários para tentar retornar à proposta original do planejamento.
É bem verdade que algumas mudanças, quando apoiadas pela gerência sênior da área, podem justificar o salvamento de uma nova linha de base. Este recurso é algo a ser usado com grande senso crítico.
Mas é ao término do projeto que o vem à tona o outro grande ganho deste recurso, quando se pode comparar, com dados consistentes, aonde os resultados do projeto chegaram com aonde se queriam ter chegado. E, ao contrário da visão estreita de que isto poderia expor eventuais fraquezas da liderança do projeto, o que se obtém são preciosas informações para lições aprendidas e melhorias a serem empregadas nos futuros empreendimentos.
Àqueles com dificuldade de internar estes princípios, vale citar um conhecido provérbio chinês que diz: - "Os sábios aprendem com os erros dos outros, os tolos com os próprios erros e os incapazes... não aprendem nunca."
