E no início, tudo eram trevas (1/4)

Iniciamos aqui uma série de quatro textos onde serão detalhadas as orientações que fomentaram o material Checklist para gerenciamento de projetos de segurança, encontrado em https://www.arcon.com.br/downloads. Neste, foram orientados alguns pontos específicos para a atenção dos responsáveis por conduzir projetos aderentes às melhores práticas internacionalmente aceitas de segurança da informação.Para este primeiro texto, serão discutidos os pontos de atenção para a fase de Preparação. Ou seja, aqueles aspectos a serem observados antes de iniciar a etapa de planejamento do projeto.

Parte-se, então, da premissa que não está mais em questão se o projeto merece (técnica e financeiramente) ser realizado. É de pressupor que estas perguntas, inerentes à um business case – estudo de negócio que funciona como uma análise de interesse e viabilidade em cima de uma proposta de projeto - já foram respondidas de forma positiva. 

Com estes princípios, é possível considerar a seguinte lista de pontos a serem observadas pela liderança de um projeto para conduzir um projeto seguro:

1. Determine como será a condução do projeto

Neste momento, é comum ainda haver um alto número de dúvidas quanto ao cenário onde o projeto está inserido. Lembre-se de que a fase de planejamento do projeto ainda está por ocorrer. Assim, neste momento deve-se observar atentamente o ambiente (físico, político e econômico) onde o empreendimento será conduzido, mesmo ciente de que ajustes serão prováveis com o andamento das próximas fases.

2. Fomente o engajamento das partes interessadas

Para aqueles que irão liderar o projeto, é essencial entender o quanto se poderá contar efetivamente com apoio e peso político do patrocinador. Isto fará toda a diferença quando os conflitos – comuns a todo projeto - aparecerem. Também é a hora de estudar parceiros, fornecedores e demais figuras relevantes que irão ser envolvidas pelo projeto. Lembre-se também que é melhor conhecer agora todos aqueles que possam ser resistentes ao andamento do projeto do que ser surpreendido em um momento chave.

3. Avalie os riscos da execução do projeto

Vislumbrar e se antecipar aos possíveis riscos de um empreendimento é a essência de um bom profissional de projetos. E, embora ciente de que o planejamento de riscos será aprofundado nas fases seguintes, o exercício deste pensamento antecipadamente deve iniciar na fase de preparação para que seja o mais eficaz.

4. Viabilize a estrutura de armazenamento e uso da documentação

Este é um ótimo momento para verificar a infraestrutura de armazenamento e uso dos documentos que serão criados pela equipe ao longo do empreendimento. Isto é possível ao se analisar as políticas organizacionais e de segurança da informação da empresa, adequando às necessidades do projeto que se inicia. Lembre-se de que seu projeto é parte integrante de uma organização não podendo, assim, transgredir estes valores maiores que abrangem a corporação onde o projeto acontecerá.

5. Monte a equipe de acordo com os conhecimentos exigidos

Quais serão as competências necessárias e comprometidas para se chegar aos objetivos finais do projeto? E como poderei adequar a disponibilidade destes profissionais à agenda do projeto? As respostas a estas questões são grandes desafios das lideranças de projetos diante de um cenário corporativo e econômico cada vez mais enxuto e exigente. Assim, todo deslize neste ponto cobrará um preço caro adiante.

6. Estruture a política de custeio do projeto

Deve-se observar que o modelo de gerenciamento dos custos de um projeto também está inserido em um modelo financeiro maior – da organização. Assim, não faz sentido querer implantar um modelo de controle minucioso que não será aproveitado pela organização. Busque então ter coerência com o modelo corporativo para que não haja perda de energia da equipe do projeto com geração de informação que não será aproveitada.

Esteja ciente de que um projeto é sempre o veículo de uma mudança a ser implementada tendo, assim, prováveis resistências daqueles que desejam conservar o modelo antecessor. Assim, uma boa fase de Preparação é o início de um esforço e investimento conduzidos na direção certa.

No próximo artigo, serão discutidos alguns dos aspectos relevantes para a fase de Planejamento de um projeto seguro.

Até lá!